Kontorisegaduse kõrvaldamiseks on vaja mõista, millised tegurid aitavad organiseerimatust esile kutsuda. Protsess on samavõrd vaimne kui mehaaniline. Enne organiseerimisprotsessi alustamist esitage endale rasked küsimused oma segaduse kohta:
Kas olemasolevad süsteemid saavad oma töö tehtud või tekitavad need segadust?
Kas hoolduse puudumine on tegur?
Kas teie asjad on õigel kohal, aga asju on lihtsalt liiga palju?
Kas iga tegevuse jaoks on piisavalt ruumi eraldatud?
Kui olete oma segaduse põhjused korralikult üle vaadanud, kaardistage kontorikeskkond, mis võimaldab teil korda hoida. Peate tegema järgmist.
Investeerige sobivasse mööblisse.Kontorites on vaja selget tööala, mis tähendab piisava ruumi pakkumist arvutiriistvarale ja välisseadmetele, koha võrdlusmaterjalide jaoks, failiruumi ning sageli viidatud tarvikute ja paberi jaoks. Veenduge, et teie kontorimööblil oleks tööks ja hoiustamiseks piisavalt ruumi.
Tegevuskeskuste loomine.Kontor tuleks tsoneerida kolmeks tegevusalaks: töökeskus, mis sisaldab vaba tööruumi, arvuti ja sageli kasutatavad kontoritooted; teatmekeskus, mis sisaldab köitjaid, käsiraamatuid, sõnaraamatuid ja erialaseid raamatuid ja materjale; ja varustuskeskus, mis sisaldab paberit ja muid kontoritarbeid.
Asetage riistvara ja välisseadmed õigesti.Paigutage oma varustus vastavalt kasutussagedusele. Kui printerit kasutatakse igapäevaselt, peaks see olema käeulatuses. Kui protsessorit kasutatakse ainult tõrkeotsinguks, saab selle asetada laua alla või kõrvale. Kui skannerit kasutatakse harva, võib selle paigutada väljaspool tööpiirkonda. Riistvara seadistamisel olge teadlik juurdepääsust draividele, salvedele ja juhtmetele. Ärge blokeerige juurdepääsu sahtlitele ega hõivake sassis nööridega jalaruumi.
Looge paberitöötlemisala.Looge oma töökeskuses ala paberite jaoks, mis vajavad viivitamatut tegutsemist. Hoidke klientide või käimasolevate projektidega seotud paberit kohas, mis on kergesti ligipääsetav ja teie vaateväljas. Looge alaline dokumentatsioonisüsteem paberite jaoks, millele viidate, kuid mitte regulaarselt.
